原则来引导读者的想象力：
F（Facts），即事实；
I （Instances），即即时；
R（Reasons），即理由；
E（Examples），即例子；
抓住对特定事件的详细描述，这样能够长久地占据读者的想象空间。比如，当我们看到报纸的头条新闻，报道某地大地震的消息时，我们会想“真是不幸啊！”可是一旦隔天的焦点新闻，报道一个小女孩被困在塌落的房子下面，而她的妈妈无法救出她时，全世界的注意力马上就会集中在这个小孩的命运上。
备忘录和信函的格式虽然不同，但两者都简单、直截了当，而且容易阅读。要建立个人有效率的备忘录和信函的风格，可以按照下面三个步骤来编排自己的想法：
1。目的。一开始就要说明写这份备忘录或信函的目的。如果开篇是一些常用的场合性的话语，对目的没有进行交代，那么在引起读者注意后要马上将目的交代清楚。
第27节：第五章怎样撰写（3）
2。主题。迅速切入主题，让读者读到他们想要知道的内容。在写的时候可以问一下自己：读者对这个主题有多少了解？他们想进一步了解的是什么？对于自已所说的，读者会有什么问题？把自己当成读者，将有助于你决定撰写的方向以及最有效地组织行文。
3。告知。发文者往往在告知收文者某个特定讯息后，却没有告诉对方应采取的行动。你应清楚地告诉对方，要使用明确的字眼，避免“尽快”和“依您最方便的时间”等词语的出现，要准确地告知对方你想要完成事项的时间或做法，比如：“小王，请在明天中午之前将客户的全部资料整理好送到我的办公室来，我要在明天下午对客户进行分析。”
备忘录往往是写给公司里的同事看的，在形式上比信函更为宽松，格式安排的不同是它与信函的最大不同。
备忘录不论采用哪种形式，格式大多如下例：
收文者：所有员工
发文者：李成海
主 题：打印机损坏
日 期：2009年5月21日
每段开始通常靠左书写，不必空格；不过，由于备忘录不太正式，因此每一段开始也可空二格。重要的是格式要一致，不要第一段空二格，接下来那一段又全部靠左。
最有效的备忘录会先说明最重要的要点，清楚告知读者希望他们完成的事。句子简明易懂，不必一再重读，要直截了当、切入重点，而且没有任何错别字。
另外，备忘录很少超过一页，以精简为要。
写一封感谢信
秘书小张从老总的办公室里走了出来，表情苦涩。原来，厂里的李师傅在生产线上工作了十年，为了表彰李师傅长久以来出色的工作，并在全厂推广这种爱岗敬业的精神，老总让小张代为起草一封表扬信。这可让初出茅庐的小张犯难了。小张心想，上学开始我就是优秀学生，助人为乐的标兵，从来都是我受表扬，什么时候给别人写过表扬信啊？突然他脑中灵光一闪，对呀，他拍拍脑袋，我可以借鉴一下我收到的表扬信嘛。想到这里，他连忙回到自己的座位上工作起来。那么表扬信具体该怎么写呢？
第28节：第五章怎样撰写（4）
表扬信是向特定受信者表达对被表扬者优秀品行赞颂、表扬之情的一种专用书信。它主要用于作者在日常工作、生活中受益于被表扬者的高尚品行（或被其品行所感动），特向被表扬者所在单位或其上级领导致信，以期使其受到表彰奖励，使其精神发扬光大。
表扬信通常由标题、称谓、正文、结尾和落款五部分构成：
一、标题
一般而言，表扬信标题单独由文种名称“表扬信”组成，位置在第一行正中。
二、称谓
表扬信的称呼应在开头顶格写上被表扬的机关、单位、团体或个人的名称、姓名。写给个人的表扬信，应在姓名之后加上“同志”、“先生”等字样，后边加冒号。若直接张贴到某机关、单位、团体的表扬信，开头则不必再写受文单位。
三、正文
正文的内容要另起一行，空两格写，一般来说以下内容应该写出：
1。表扬的理由。用概括叙述的语言，重点叙述人物事迹的发生、发展、结果和意义。叙述要清楚，要突出最本质的方面，用事实说话，尽量不要空泛地谈道理。
2。行为的意义，在叙事的基础上进行评价、议论，赞颂该人所作所为的道德意义；如指出这种行为属于哪种好思想、好风尚、好道德。
四、结尾
该部分要提出对对方的表扬，或者向对方的单位提出建议，希望对某位员工给予表扬，如“某某同志的优秀品德值得大家学习，建议予以表扬”。如果表扬信是写给受表扬者本人的，则感情应当深入，适当谈些“我们深受感动”、“值得我们学习”等方面的内容。在结尾处写上“此致敬礼”等结束用语，“此致”、“祝”等字要写在行尾，其余的字要另起一行顶格写。
五、落款
落款应写明发文单位名称或个人姓名，并在右下方注明成文日期。
认真查阅资料后，小张便动手写作。很快，一封热情而质朴的表扬信便写成了。信中既客观诚恳地表扬了李师傅的工作成绩，又指出其起到了一定的精神带头和表率作用。小张高兴地将表扬信交给了领导，领导十分满意。
第29节：第五章怎样撰写（5）
如何写贺信
在日常工作中，经常会遇到很多应当对对方表示祝贺的事情。有的是以个人的名义发出祝贺，有的则是以单位的名义，比如合作伙伴的业绩飙升、业务获得极大扩展，或者友好单位周年庆典等等。贺信便是对对方表示祝贺时经常采用的重要方式之一。
贺信是书信的一种，是从古代的祝辞中演变而来的，是表示庆祝的书信的总称，可以当众宣读，也可以邮寄。除了赞扬、庆贺对方在某个方面所做的贡献之外，它还有慰问和赞扬的功能。写贺信的时候，必须弄清楚几个问题：向谁祝贺、祝贺什么、为什么要祝贺。只有清楚了具体情况，才能写出恰当、合体的贺信。
在具体格式上，贺信一般由标题、称谓、正文、结尾和落款五部分构成：
一、 标题
贺信的标题大多比较简单，比如可以直接在第一行正中书写“贺信”两个字。
二、称谓
顶格写明被祝贺单位或个人的名称或姓名。如果是写给个人的贺信，则要在姓名后加上相应的礼仪名称，如“同志”等。称呼之后要加冒号。
三、正文
贺信的正文部分要具体交代以下事项：
第一，结合当前的具体状况。要说明或指出对方取得成绩的大背景。比如某个重要的会议召开，可以点明会议召开的历史条件或历史意义等。
第二，要交代清楚祝贺的原因。要概括说明对方在哪些方面取得了成绩，并分析其成功的主观和客观原因。祝寿的贺信，要概括说明对方所做的贡献以及他的优良品质。这部分内容也便是贺信的主体部分。
第三，表示热烈的祝贺。要写出自己祝贺的心情，由衷地表达自己真挚的问候和祝福。要用一些鼓励性的话语，提出共同理想和希望。
四、结尾
要用祝福、祝愿类的话语结尾，如“此致敬礼”、“祝取得更大的进步”、“祝您健康长寿”等。
五、落款
写明发文的单位或个人的姓名、名称，并署上成文的时间。
贺信的用语要有鲜明的感情色彩，要使人感到温暖和愉快，受到鼓舞和教育。适时适当地发送贺信，可以增进朋友间的友谊，维护合作伙伴的良好关系，加强双方的友好往来。
第30节：第六章怎样沟通人际关系（1）
第六章怎样沟通人际关系
你没法逃避“关系”
常常有很多离职的员工抱怨，他们并不是自身业绩不好或者与老板关系不好而跳槽，真正原因是他们很难与同事相处，不想与那些平庸的同事共事，不喜欢有“关系”的公司。他们希望寻求一份没有“关系”羁绊的工作，尽情施展自己的才华。
但这种想法无疑太过纯粹，实际上每个人都不是孤立存在的。在社会这个大集体中，个体都是借助一定的方式与别人交往的，而交往的最基本功能就在于传递信息、交流感情，并逐渐形成较和谐的社会关系。对每个人来说，人际的交往、沟通是人格发展成熟的重要途径和手段。人格发展成熟则意味着个体在特定的社会、文化环境中形成了适应该社会、文化环境的人格，掌握了该社会公认的行为方式。
在工作的时候，办公室是我们待得最久的地方，也是和同事、领导相处时间最长的地方。在这个小小的空间里，大家总是笑脸相对，然而在这看似忙碌或平静的背后，掩藏着或多或少的矛盾，也许是工作上的，也许是生活中的，而造成这些矛盾的原因也不尽相同。
其实在任何一家公司，都要打理“关系”。不同的同事，性格不同，习惯各异，我们很难要求他们在任何事情上都和自已保持一致的看法。当自己与同事发生了矛盾或冲突的时候，末必就一定是同事的错，我们没有丝毫的责任。同事之间只有互相尊重、互相适应、互相协调磨合，才能构建良好的人际关系。
一位老人坐在一个小镇郊外的马路旁边。有一位陌生人开车来到这个小镇，他看到老人之后停车下来向他询问：“这位老先生，请问这是什么城镇？住在这里的是哪种类型的居民？我正打算搬来住呢。”这位老人抬头看了一下陌生人，回答说：“你刚离开的那个小镇上的人，是哪一种类型的人呢？”
第31节：第六章怎样沟通人际关系（2）
陌生人说：“我刚离开的那个小镇上住的都是一些不三不四的人，我们住在那里没有什么快乐可言，所以我们打算搬来这里居住。”
老人回答说：“先生，恐怕你要失望了，因为我们镇上的人跟他们完全一