祝你更上一层楼:职业秘书实务- 第1部分

测测你的秘书水平
在信息社会的今天，许多人是通过电视、报纸、杂志等大众宣传媒介来认识秘书的。然而，无论是在那些令人扑朔迷离的电视剧中，还是在那些情节波澜起伏的连载小说里，人们看到的秘书大多是一些身材修长、容貌姣好的年轻女郎。她们穿着时髦，身手不凡。秘书绝大多数是女性，所以，一些人只要一提到“女秘书”就会显得很暧昧，把女秘书当作是上司办公室漂亮的花瓶，甚至是“小蜜”。当然，也有一些人认为秘书缺乏个性，默默无闻，专为人作嫁衣裳。
　　那么，秘书到底是干什么的呢？最好先来看几个秘书日常工作的小场景，也许你能从中了解秘书到底是干什么的，并且能了解应该怎么做秘书工作。不过，你最好把它们当作试题，测试一下自己的秘书能力；即使你不是秘书，你也可测试一下自己作为白领在职场的生存能力。当你做完这六道测试题之后，如果你觉得自己的答案离标准答案有一定的差距的话，那你不妨把本书全部看完，因为到那时你的能力可能会有较大的提高。
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第一题　老总的照片
这是一家以家电制造为主业的上市公司。最近，公司为了实现产业升级，正在收购一家上市的生物制药公司的股份。为了避免两家公司在股票市场上的大幅波动，两家签订了严格的保密协议，规定这件事双方只能让少数人知道。
　　这天，负责与对方秘密谈判的公司副总从对方的所在地来电话，说谈判己经完成，让秘书赶紧用快件寄3张作为公司法人代表的总经理照片过去，以办理有关手续。这天总经理正好在市政府开会，秘书一时找不到总经理的照片。就在秘书不知怎么办好时，她看到挂在自己胸前的胸卡，想起半年前公司为了实施CI战略，公司公关部统一为公司每个员工拍照制作胸卡，便估计公关部留有总经理照片。秘书给公关部打电话，对方接电话的正是秘书中学的同学小诺。小诺是公关部的办事员，公司所有人的照片都是她拍的。她说他们那有总经理的照片，并答应马上给送过来。当秘书刚刚松口气，公关部的雷经理来电话，问秘书要照片做什么用。秘书有这么几种回答：
　　a。这是总经理要的，我不知道！
　　b。我可以告诉你，但你不能对别人说。
　　c。拿到报纸上去发表（因为总经理前几天刚接受一家财经报纸的采访）。
　　d、对不起，我暂时不能说。
　　e、你问那么多干什么？
　　请从以上5个选项中找出合适的回答，并说明其理由。
　　标准的正确答案是d。
　　从原则上来说，选a不算错。的确，对于秘书来说，该说的就说，不该说的就不能说，应当学会拒绝；但是，拒绝也是一门艺术。很显然，a回答不能让人信服。即使你真不知道拿照片去做什么，人家也不一定真的相信；所以，你这么回答给人家一种不信任的感觉；久而久之，它就会伤害你与对方的关系，当你再要别人给你帮忙时就会很困难了。
　　b回答显然是错误的。不管你平时与雷经理门系如何好，也不管雷经理为人如何稳重，肯定不会把事情说出去，但只要你对雷经理说出了真相，作为秘书你就违反了你的职业操守；这事一旦被总经理知道了，你就有可能从此失去他的信任。失去了上司的信任，不可能做好秘书工作。
　　c回答是最为恶劣的一种回答。自以为聪明，实际上是给自己挖陷阱。你信口开河，对方就会步步紧逼，为什么与报社打交道绕过我公关部，你们这是什么意思……如果事情朝着这个方向发展，那你就无法控制事态的发展了。这不是一个工作方法的问题，而是一个人是品问题，所以，对于秘书来说最大的敌人就是耍这种小聪明。
　　e回答很显然是一种没有水平，甚至是一种没有教养的回答。一来对方的职务比你高，二来这事也与他的工作有关，他为什么不能问？很多秘书由于不能正确认识自己的地位，容易养成狐假虎威的毛病；对于这一点，不仅公司其他人反感，就是上司知道了也会反感。秘书工作实际是三分做事，七分做人，你用这种方式去处理人际关系，结果可想而知。
　　d回答之所以正确，是因为它在坚持保密原则的前提下又保持了礼貌。用这种婉转而又明确的方式拒绝对方，对方不仅能接受，而且也能理解，因为大家都是职场中人，知道什么事该问，什么事不该问；你点到为止，对方就能心领神会。
　　本题的关键
　　坚持原则，但又不能狐假虎威。
　　

第二题　副总的私生活
公司有位年富力强的副总姓马，他的才能和魄力在公司上下都得到了一致的公认。但另一方面，在公司内部中也不时能听到一些有关他的风流韵事。
　　这天，总经理问秘书：“近来公司好象有人在议论马总，作为公司秘书，你常去他的办公室，是否知道一些情况？”
　　事情是这样的：几天前，马总把秘书叫到自己的办公室，说：“麻烦你帮我办件事。我现在马上要准备出差了，后天下午你去王府井某某商店的首饰柜台，你说出我的名字后，人家就会给你一包东西。取到东西后，你再帮我送一下。”说着，递给秘书一张写着门牌号码的纸条。
　　秘书在某某商店首饰柜台取到东西后准备离开，柜台里一位年纪轻大的员工在身后又特地关照秘书：“您是打出租吗？这包东西很贵重，在路上要小心一点。”秘书当然明白，在首饰柜台前说的贵重东西，不是几百元或者一两千元能买得起的。
　　根据马总的纸条，秘书在亚运村找到了一栋高层公寓的××号房。出来给秘书开门的是一位穿着睡衣的年轻漂亮女郎，她接过东西，高兴得几乎有些忘形：“啊！马哥连我的生日也没有忘记，真是太好了，谢谢马哥！”
　　总经理问的就是这件事。那么，对于总经理的询问，秘书应该怎样回答？
　　正确的答案及理由
　　正确的答案是秘书一五一十地说出事情的真相：“几天前，马总让我去王府井某某商店首饰柜台取一包东西，送给住在亚运村的一位年轻女士，那女士收到东西后说：‘谢谢马哥！’”
　　当然，也许有人会这样认为：这是马总的私生活，秘书应当替他保密，不要乱多舌。这种侠义心肠是可以理解的，但是，作为一个刚刚参加工作不久的秘书，你应该用一种什么标准来要求自己呢？更何况有些公司会利用公司一些领导人的私生活来测试秘书对公司是否忠诚。因为马总不是以自己个人的名义，而是以公司副总经理的名义让你给自己办这件事的。从另外一个方面来讲，总经理多少是听到一些风声之后才来问你的，你要瞒是瞒不住的。总经理作为公司的最高领导人，当然要防患于未然，秘书没有必要为马总隐瞒，也不应该隐瞒，因为这件事情到底怎么处理，毕竟是总经理的事。
　　本题的关键
　　既不添枝，也不加叶，如实向上司汇报，这是秘书的天职。
　　

第三题　男朋友的工作调动
公司秘书的男朋友是公司市场部胡毅。他俩的恋爱也早已到了谈婚论嫁的程度。他俩准备在明年春暖花开的时节定百年之好，但由于公司不允许员工之间谈恋爱，所以他俩的关系在公司内部至今尚无人知晓。
　　这天上午公司开董事会，讨论人事问题。这时秘书来到会议室为大家添茶。
　　“最近新加坡分公司的王军病得很厉害，那里的经理来电话让我们赶紧派人去顶替王军……”人力资源部的刘经理说。
　　“派市场部胡毅去如何？他还没有结婚。”公司一位副总这样提议。
　　“我看可以。”公司总经理说：“那就这样定了吧，这个月底就发调令，让他过去。”
　　人力资源部的刘经理马上回答：“行！我们在月底前给胡毅办好调令。”于是胡毅去贵阳工作的事就这样定下来了。这天下班后，秘书和胡毅又在那家幽静的小酒吧里约会。
　　“我想我们明年春天最好还是去新马泰……”胡毅说着，递给秘书一本精致的新马泰旅游小册子。他的目光清澈纯真，脸上显着红晕，那是他已深深陶醉在蜜月旅行的幸福之中。此时此刻，秘书是否应该把在董事会上听到的消息告诉胡毅？
　　正确的答案及理由
　　公司规定，除非出差，公司外派人员半年之内不得回京探亲，即使过不惯外地的生活，也必须忍耐。秘书当然知道这些，她感到十分苦恼，不仅明年春天结婚的计划可能泡汤，即使结了婚也得忍受两地分居的煎熬。
　　正确的答案是不说。假如秘书对胡毅说了，胡毅就有可能透露给与自己非常要好的张三和李四。对于只有工资收入的一般职员来说，人事问题是一个相当敏感的问题；如果张三李四知道了胡毅要调动一事的话，那么，事情迟早会传到人力资源部经理的耳朵里去。调令还没有发，可调动的事已成了公开的秘密，这对于人力资源部经理来说，当然是一件恼火的事。于是，他会把胡毅找去问个究竟。纸是包不住火的，这样胡毅吞吞吐吐地把自己与秘书的关系都说了出来。其结果就可想而知，秘书能不能还在总经理办公室呆下去还是一回事……这一切都悔之晚矣！
　　但是，持反对意见的也大有人在，他们认为秘书应该对胡毅说，因为对于像秘书这样的女性来说，爱情的地位仅仅次于生命，特别是结婚关系到一生的幸福，如果在这种时候还不把实情告诉自己的未婚夫，那简直是不可思议的事！
　　然而，在现实生活中，无论哪家公司都不能容忍人事机密的泄露。也许会有人说胡毅毕竟是个普通的职员，不象上层干部的人事调动，会给公司带来实际上的不良后果，又何必那样小题大作？！但作为秘书必须牢记：人事是秘密中的秘密！
　　本题的关键
　　秘书的“秘”就是秘密的