苏联部长会议主席柯西金曾用这条电话线路找周恩来直接通话。外交部总机的造反派一听是苏修头子要找周总理，拒绝接转，立刻挂断没商量。外交部鉴于这种情况特转告柯西金，国与国之间的事情要通过外交途径交涉，并下令将这条“热线”封闭。
因外交工作授权有限，未经请示就恢复这条“热线”是冒着违抗周总理命令的风险的。许大使考虑到当前首要任务是将蒙方通知的情况迅速报告中央，出于身居前线的责任感，他认为事不宜迟，应当机立断，决定立即开封启用专线。办公室贾长禹急忙从库房拿出一抽屉钥匙。由于时间久远，大家都不记得是哪把钥匙了，只得一把一把试着开，站在一旁的同志急得头上热汗直流。大概花了半个小时，才打开封闭的房门。拂去电话机上厚厚的尘土，立即要通了北京的电话总台，请接线员立即接外交部。不料接线员却推托不知道外交部的电话号码，又推说外交部电话线路坏了，“啪”的一声把电话挂断了。这可惨了这边蒙古使馆的同志，无奈他们急得抓耳挠腮，跳脚哀唤，北京总台竟无动于衷，怎么也不出声了。
怎么办？此时许大使极力让大家保持镇静，并果断决定使用蒙方的国际长途电话线路沟通北京外交部，说使馆有紧急情况报告，必须启用专设“热线”电话。蒙古的国际长途电话和它的服务一样缺乏效率，而且通话质量相当差，使馆要了近一个小时才要通北京。外交部办公厅接到电话倒很痛快，马上请示同意启用。费尽周折，许大使和大家心中的一块石头才算落了地，飞机失事的电报通过这条“热线”传送完毕，已是中午12时20分了。
据说驻蒙使馆14日中午的电报传送到外交部时，外交部核心领导小组会议还没散。值班秘书顾不得敲门就闯入会议室，径直把使馆电报送到代外长姬鹏飞面前。姬鹏飞读完电报后，立即派人把电报报送毛泽东、周恩来。周恩来对驻蒙古使馆在不了解事实真相的情况下，为了使国内尽快知道我国有一架飞机在蒙古失事，当机立断启用封停多年之久的专线电话，以最快速度把电报传回北京，表示满意。周恩来要求外交部将电报用三号铅字打印18份，当天下午6时由符浩亲自送到人民大会堂，交中办副主任王良恩。周还专门强调，知道电报内容的人要绝对保密，从现在起，要指定专人译办驻蒙使馆来的电报，由符浩密封后送他亲启。
国内指示，大使亲赴现场勘察
14日中午12时左右，正当我蒙古使馆紧张地同国内进行联络的时候，蒙古外交部又来电话，称飞机已经准备好了，催问使馆人员何时动身去现场察看。许大使原定派一秘孙一先带两个助手去现场，自己留馆等待国内指示。在蒙方催问时，许大使考虑去现场事情重大，在未得到国内指示之前，不能贸然行动。于是便以尚未准备好为由，请求推迟飞机起飞时间。两小时后，蒙方又来电催问，大使便直率相告，正在等待国内指示，蒙方也不再催了。
下午6时许，终于盼来了国内指示，外交部要大使偕随员亲赴现场查看。许大使顿感事情比预想的还要严重。此时蒙古外交部已经下班，他决定打破常规，紧急约见额尔敦比列格副部长。副部长当晚有外事活动，会见安排在晚上8时半，地点仍在他的办公室。许大使表示奉政府之命通知蒙方：13日凌晨2时许失事的那架飞机，可能是由于迷失方向误入蒙古人民共和国国境。对此我们表示遗憾。对蒙古政府愿意提供飞机并指派人员陪同去现场表示感谢。我将亲自率领有关人员前往现场，请蒙方予以帮助。
额听完后立即要许大使澄清：中国方面关于飞机可能是迷失方向误入蒙古国境的解释是否可以认为是“正式答复”，许大使回答可以这样认为。他又追问到是否是“最后答复”。对方紧追不舍的态度使许大使警觉起来，他思索了一下说：“这是我国政府在得到使馆的第一次报告后给我的指示，是正式答复，但不是最后答复。”他又追问失事飞机是从哪里起飞的？往哪里飞？许大使坦率地告诉他，这个问题目前无法回答，并反问他，蒙古方面是否有飞机失事的进一步材料可提供给使馆，他回答暂时没有，但以后会有进一步的通知。额抱怨：中方不及时赴现场勘察，如果尸体变化太大，惟恐中方提出更多问题，并问许大使有无权利处理尸体，看来蒙方急于处理尸体。许大使问额蒙方有无可能将尸体火化，让我们把骨灰带回去。额表示蒙古没有火葬习惯，在那个地方火化尸体可能性不大。他要许大使等候飞机起飞消息，做好明天赴现场的准备。
许大使回到使馆后立即把约见情况报告国内，并请求如果尸体不能火化，可否就地埋葬，待将来适当时候，再把遗骸运回国内。翌日凌晨，国内指示：尸体尽量争取火化，将骨灰带回；如火化确有困难，可拍照作证，就地深埋，竖立标志，以便以后将遗骸运回国内。
勘察飞机坠毁现场
9月15日下午1时30分，蒙古外交部通知我使馆，温都尔汗地区气象好转，专机2时30分以后可以起飞。许大使和孙一先、沈庆沂、王中远三位同志带着应用物品，并准备了一箱备用的酒、烟、茶等礼品匆忙动身。除此之外，许大使有每天收听外语新闻的习惯，他还随身带上了收音机和照相机。临上车时，吕子波参赞把一件夹大衣塞到大使手中。蒙古草原的秋天，昼夜温差大，这件夹大衣让许大使在随后的勘察中免受了冷冻之苦。
为勘察现场，蒙方组织了一个庞大的班子。他们有：蒙古外交部领事司司长高陶布、二司专员古尔斯德，边防内务管理局桑加上校，还有法律小组、卫生医务小组，蒙古通讯社、报社及电影摄制组人员，看来蒙方对这次坠机非常重视。
2时45分他们乘坐的伊尔14飞机起飞，航程300公里，目的地是邻近中央省的肯特省省会温都尔汗。从飞机往下望去，乌兰巴托东北乌兰花的北山上，苏军的几部远程警戒雷达正在不停地转动着，当飞机飞经乌市东南那来赫矿区上空时，一个苏联空军基地尽收眼底。大约3500米长的主跑道和滑行道组成的矩形机场，呈东南——西北方向躺在草原上，几十架喷气式歼击机都脱去了机罩，在太阳照耀下熠熠发光。在飞机身后滑行道的外缘，一串串机窝历历可数。下午3时45分，飞机在肯特省省会温都尔汗简易的机场降落。在蒙古，肯特省以水草丰美而著称，肯特省的肯特县是一代天骄成吉思汗的故乡。该省一位副省长和机场场长前来迎接。大家寒暄了几句后，蒙方说，中国飞机坠毁现场离这里还有70公里，趁天气尚早，可换乘汽车去看看，晚上回温都尔汗休息。在征得中方同意后，大家匆匆改乘两辆嘎斯69和一辆大轿车向目的地出发。
汽车沿着克鲁伦河前进。克鲁伦河是蒙古境内的一条大河，它向东汇入中国境内的呼伦贝尔湖，注入黑龙江，流进太平洋。这条河下游东方省的哈拉欣河尤为出名。1939年，苏联元帅朱可夫指挥苏蒙联军在此对日本关东军进行了一次大会战，苏蒙联军大胜，致使整个卫国战争期间，日军不敢染指苏联东方战线，保障了苏对德战争大后方的安全。三辆汽车在高低不平的草原上颠簸了近两个小时，下午6时左右抵达现场。在一片漫坡上，黑乎乎一条烧焦了的草地和一个高高翘起的喷气飞机尾巴映入眼帘。失事现场边缘上，有蒙古哨兵在游动。据说该地区原为苏军防区，飞机失事后，苏军立即封锁了现场。随后，苏军撤出，蒙军进入。
飞机失事现场位于温都尔汗西北70公里的苏布拉嘎盆地。这是一块不太规则的长方形丘陵间的盆地，沙质土壤，南北长3000多米，东西宽800多米，地势开阔平坦，牧草茂盛，有膝盖那么深，踩下去软绵绵的。飞机是由北向南降落，着陆点正好是盆地中央，坠毁在盆地的南半部。草地燃烧面积长800米，宽度由北的50米扩展至南面的200米，呈梯形。许大使环顾了一下现场，在萧瑟的秋风中，焦黑色的草地上散落着大大小小的飞机残骸，覆盖着白布的尸体分外显眼，一片凄凉悲惨的景象。
蒙方人员簇拥着许大使等人向现场走去，照相机和电影摄影机喀嚓喀嚓响个不停。高陶布对许大使讲，现场有死难者的一些遗物，是否只看不取，待视察完毕由蒙方统一移交。许大使表示同意。
勘察从现场北端看起，飞机着陆点以南约30米长的草皮被机腹擦光，西侧平行处，是右机翼划出的深约20厘米的一道槽沟。再往南，擦地痕迹消失，进入燃烧区，飞机碎片越来越多，越来越大，面越来越广。至200米处有一段带舷窗的机身，其东南20米左右处有一段左机翼，上有“……56”号码；至320米左右处有一扇舱门，门上钉有“旅客止步”的塑料牌，门东南30米处有一发动机；约400米处有三个连装座位架和座垫，其东侧40米处有一段右机翼的外展部分，上有“中国”二字；机头在530米处猛烈烧毁，只剩下镶嵌仪表的空架子和残碎机件，机壳都已化为灰烬；机头正东20米处有一段右机翼的内展部分，上有“民航”二字，“航”字旁边有一个直径约40厘米的大洞；机头以南80米处有一起落架。再往南200米，在未燃烧的草丛中躺着一个完好的轮胎；机头西北60米处是斜卧着的机尾，它的正南和东面20至40米处各有一个发动机，机尾上的五星红旗和机号“256”等标记清晰可见。这些标志明白无误地显示这是我国民航256号飞机。
机头以北50米处散布着九具尸体，尸体中间有一炸坏的方形食品柜，旁边堆放着蒙方收集起来的死者遗物。尸体大都仰面朝天，四肢叉开，头部多被烧焦，面部模糊不清，难以辨认。许大使将尸体由北向南编成1至9号。并让孙一先等从各个角度拍成照片，以便以后�